La communication événementielle

Agence événementielle

Nous pouvons différencier la communication événementielle des autres grâce à sa fonction première de réunir les hommes et de créer un réel espace de communication.

En lisant les études statistiques et articles de presse de la profession, on se rend à l'évidence que la communication événementielle est plus que jamais au cœur de la vie des entreprises, des marques, des produits, des services, des institutions et de la vie citoyenne dans son ensemble. Qu'il s'agisse d'une collectivité, d'un manager, d'un projet, d'une marque, d'une entreprise, d'une équipe sportive, d'un produit..., le besoin d'instaurer et de faire vivre une communication active, personnalisée et mémorable est plus que jamais fondamental dans une société où les sollicitations et les canaux d'information sont toujours plus nombreux et l'identification des prescripteurs toujours plus complexe.

Dans notre monde global, l'événement est un langage universel et générateur d'opportunités fondamentales : Il propose à tous les publics plus de sens, plus de lien, plus de proximité. Il renforce donc la relation et permet à la communication de perdurer. Mais il a également des codes, des expertises, des savoir-faire exigeants et qui se conjuguent au pluriel.

Il faut savoir que pour organiser un événement professionnel*, vous devez procéder par étapes :

  1. La définition du public visé, du cœur de cible. On ne dit pas la même chose quand on s'adresse à ses clients, à ses partenaires ou à ses cadres en interne.
  2. Il faut ensuite trouver la thématique. Trouver un bon sujet et un bon titre sont bien souvent la clé de la réussite d'un événement. Pour cela, il ne faut pas chercher à traiter des thèmes déjà à la mode au moment de la préparation de l'événement mais s'efforcer de trouver les sujets qui vont monter en puissance dans les prochains mois.
  3. Choisir le bon interlocuteur !Si vous n'avez pas les ressources professionnelles suffisantes ou ne souhaitezles utiliser pour éviter les jalousies au sein de votre entreprise, le mieux est de s'appuyer sur les compétences d'une agence événementielle* : elle va vous libérer de ses considérations, être votre allié dans l'élaboration de votre projet et vous assurer que la prestation sera adaptée à vos objectifs. Et surtout qu'elle sera réussie !

Quand les sociétés sollicitent une agence événementielle, c'est fréquemment pour leurs relations Business to Business et aussi et surtout pour le one-to-one. Pour elles, décider de créer l'événement correspond toujours à un moment clé : lancement d'un nouveau produit, rencontre des clients / prospects / réseau, inauguration du nouveau siège ou d'une nouvelle usine, anniversaire de la marque, etc. Les agences qui œuvrent dans le secteur de la communication événementielle offrent de multiples prestations à forte valeur ajoutée. Le rôle de l'agence événementielle est de vous aider à définir, répertorier, hiérarchiser vos besoins (cahier des charges*) et réfléchir aux différentes méthodes et techniques en accord avec votre politique de communication, ou même développer avec vous les stratégies de communication de votre entreprise. Elle va également se charger des aspects techniques, administratifs et logistiques, les superviser tout au long de l'événement. Et enfin, c'est faire l'analyse concrète des résultats obtenus (notamment le taux de participation)...

L'événement professionnel doit toujours s'articuler autour d'un message fort pour l'entreprise qu'il soit destiné :

  • aux prospects et clients, actionnaires et marchés financiers
  • aux collaborateurs

C'est à ce moment-là que l'agence événementielle rentre en jeu. Ecouter le client qui exprime ses besoins puis le conseiller.

1. De l'expression des besoins à la formalisation des objectifs : le cahier des charges.

Il est la clé de voûte d'un événement réussit. Il permet de passer de l'idée à la réalité. C'est là qu'il faut commencer à faire des choix et des arbitrages qui seront formalisés dans le cahier des charges.

Par exemple pour un événement commercial :

  • Création de supports marketing spécifiques pour le nouveau produit (Fiche produit, brochure de présentation*, affiches, etc.),
  • Création des outils événementiels spécifiques : invitation papier et e-mailing, mini site Internet, signatures d'emails, etc.
  • Affiner la cible. En effet, le nombre et la situation géographique des participants à une très grande incidence sur le type d'événement (Une salle au sein de l'entreprise, un lieu loué, un Tour de France dans plusieurs villes, etc.)
  • Trouver la cible : sélection des contacts, vérification des coordonnées, relance d'invitation, etc.) mais aussi l'achat ou la location de bases de données (entreprise spécialisée, CCI, etc.) afin de renouveler et de dynamiser la base de prospection. Mais qui va s'occuper de ces nouveaux prospects ?

Le cahier des charges permet de clarifier tous ces éléments et vous permet de gagner du temps, de réfléchir à chaque aspect, d'évaluer les coûts afin d'atteindre de manière consensuelle vos objectifs tant qualitatifs que quantitatifs.

2. De la conceptualisation à la concrétisation.

Une fois toutes les questions posées, les arbitrages réalisés, les services et collaborateurs informés et impliqués, il faut passer à l'étape de la réalisation. Il se crée alors une relation plurielle : l'entreprise, ses invités (clients, prospects, actionnaires, collaborateurs), les prestataires (salle, animation, décoration, traiteur, hôtesses, prestataire base de données, prestataire pour la relance d'invitation, agence de communication, imprimeur, etc.) L'agence événementielle sera en relation avec chacun des intervenants pour coordonner l'ensemble et atteindre les objectifs fixés.

L'objectif est simple : avoir le plus grand nombre de personnes présentes (taux de participation) et « vendre » l'événement. Pour vous, il s'agit davantage de créer du buzz, de valoriser votre réputation en trois mots : « vendre votre marque » autant auprès des clients / prospects / futures embauches qu'auprès de vos collaborateurs.

Au cours de ces dernières années, force est de constater que les agences de communication événementielle ont acquis leurs lettres de noblesse au même niveau que les agences de publicité ou de relations publiques. Dans un avenir, plus ou moins proche, elles ne devraient pas tarder à occuper le devant de la scène.

L'événement (professionnel), "la communication de demain", Lionel Chouchan

L'événementiel sera un élément central de la communication d'entreprise de demain. De plus en plus des clients consultent les agences pour la mise en place d'une stratégie globale à partir d'un événement.

Nouvelles technologies, mondialisation, ou fusions à répétition..., l'économie est en plein chamboulement et l'événementiel, sans être la panacée, apporte des solutions supplémentaires et complémentaires pour les sociétés en quête de repères et d'identité culturelle. L'événementiel est une solution toute trouvée pour répondre aux questions des salariés suite aux changements d'identité d'une entreprise : adhérer à la stratégie de l'entreprise, renouer avec la confiance et le nom de sa société... satisfaire les besoins de clarification en mettant en forme les messages de la direction pour, lors de grandes réunions internes, mieux les faire passer. De fait, la communication événementielle donne une nouvelle vision de l'entreprise et lève certains blocages. Faire passer l'esprit d'équipe est plus facile dans un cadre agréable et dans une ambiance conviviale et ludique.

Les supports médias habituels sont presque saturés, la publicité est nécessaire, mais elle ne suffit plus. Les grandes manifestations sont les plus courts et plus sûrs moyens de toucher directement la cible visée. De plus, ce genre de promotion est nettement moins onéreux que les campagnes de publicité classiques et le renfort des médias friands de ces événements en garantit la diffusion de l'information.

Multifonction et multiforme, la communication événementielle* répond à la plupart des attentes. Plus la communication électronique se développe et engendre des rapports humains virtuels, plus les gens qui ont des relations par ce biais ont envie de se rencontrer de façon concrète. Ainsi, Internet est un moteur à l'essor de la communication événementielle dont les agences savent aussi tirer partie dans son sens d'outil au sens strict.

Aussi, les patrons n'hésitent plus à jouer de leur personne pour créer la cohésion au sein de leur entreprise. Cette tendance est clairement tangible dans la véritable mode des road-shows. Il est clair qu'au cours de convention, ils ont une vision de l'entreprise avec tout son aspect humain : les rapports de forces, les tensions, les aspirations de chacun...

Harmoniser les liens humains au sein des entreprises est donc l'une des grandes utilités de la communication événementielle, mais il ne faut pas pour autant passer sous silence les autres atouts qu'offre cette technique. Les entreprises se doivent d'innover en matière de fidélisation de leurs salariés. Partant de ce constat, beaucoup de sociétés ont saisi l'intérêt des séminaires, conventions et autres voyages à vocation "incentive", "team building" profite donc de cette tendance pour jouir d'une demande croissante. Le sport constitue également un vecteur pour faire passer les messages habituels et palier le péril de la fuite de compétences.

L'événement permet ainsi de créer une connivence et un rapport de confiance.

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Organiser un événement professionnel

Vous souhaitez organiser un événement professionnel, vous ne savez pas par où commencer et surtout sur quelle idée construire votre projet …

Première règle d'or : commencez par réfléchir à votre axe de communication. Car l'événement professionnel s'inscrit dans une communication plus globale ; il contribue à la notoriété de votre marque et l'aide à relever ses défis.

Pour faciliter votre démarche, et vous permettre d'obtenir des devis sur-mesure de professionnels qualifiés en organisation d'événement, trois critères sont à considérer avant tout :

  • Vos besoins réels
  • Votre existant, ce que vous possédez
  • Votre budget approximatif

Quels sont vos besoins ?

Vos besoins réels sont vos contraintes ou désirs en termes d'objectifs stratégiques à atteindre, de compétences-métier à solliciter, de techniques et matérielsà mettre en place mais aussi de création d'atmosphère et de mise en scène? Ainsi vous allez devoir préciser votre demande : combien d'heures, jours va durer l'événement ? Où va-t-il se dérouler ? Que faut-il mettre en place? une thématique, un décor, faire appel à un traiteur, des artistes (un Dj, un Vj pour les vidéo-projections animées), un animateur, un chanteur, des danseurs, des acrobates), des hôtesses d'accueil... Ou faire réaliser et diffuser un film d'entreprise, une vidéo ludique pour appuyer le lancement d'un produit ? Ou encore, organiser un voyage de groupe alliant divertissements et séances de travail ? Enfin, la sécurité des lieux et des personnes est devenue une condition sine qua non de l'organisation de l'événement ; celle-ci est effectuée par les sociétés de gardiennage et les médecins d'événements.

Quel type d'événement souhaiter-vous organiser ?

  • un événement professionnel commercial, qui a vocation de promouvoir votre enseigne, annoncer le lancement d'un nouveau produit ou service, appuyer une campagne publicitaire, choyer vos clients ...
  • un événement organisé pour vos collaborateurs, qui présente une nouvelle stratégie d'entreprise, votre bilan de résultats, annonce une fusion, qui émane dune volonté de motiver les troupes via « l'incentive », ou encore pour fêter noël, un anniversaire, un départ en retraite, ou enfin pour réunir des personnes qui travaillent à distance, etc.

De quels éléments disposez-vous ?

En amont de la conception de votre événement professionnel, il vous faut vous appuyer sur votre chargé de communication (ou une agence)et valoriser votre identité visuelle : logo, charte graphique et le message que vous avez décidé de véhiculer.Ensuite, choisissez les personnes qui pourront collaborer à ce projet (quelles ressources avez-vous en interne : une assistante de direction, des commerciaux, une équipe marketing, un web designer…). Avez-vous une salle dans vos locaux, du matériel de vidéo-projection, un micro, du matériel de sonorisation, d'éclairage … y a –t-il un parking à proximité? Un service de sécurité?

Votre budget

Il est très difficile de vous donner une idée de budget tant la palette de prestations est large. Déterminer le budget que vous souhaitez allouer à cet événement et apprécier les formules que vous proposerons nos prestataires. N'ayez crainte, à tout budget correspond un événement de qualité !

Une fois ces aspects ainsi définis, il vous faut choisir parmi les différentes techniques, interlocuteurs, etc.

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